Fatturazione elettronica – il premio "meno carta più valore"

Challenge

Supportare le Pubbliche Amministrazioni e gli Enti Pubblici nazionali nella dematerializzazione dell’intero ciclo di procurement, individuando strumenti tecnologici Open Source e modelli di business che consentano di ottimizzare i costi di investimento e manutenzione.

  • Ridurre le attività manuali di controllo delle fatture e approvazione della spesa.
  • Snellire la gestione dello smistamento intra-organizzazione delle fatture ricevute.

Analisi

Abbiamo promosso e coordinato una Community di importanti organizzazioni della Pubblica Amministrazione (fra cui la Regione Emilia-Romagna nell’istituzione di Intercent-ER e di AVEN-Area Vasta Emilia Nord, il Comune di Modena, l’Università di Modena e Reggio Emilia e l’Università di Bologna) al fine di indagare le strutture organizzative, i processi e le reali esigenze degli utenti che gestiscono il ciclo passivo, all’interno di PA differenti. Abbiamo esplorato le tecnologie Open Source applicabili al contesto e gli standard documentali maggiormente utilizzati in Europa.

  1. Nella gestione cartacea delle fatture manca completamente il tracking del documento che spesso viene perso o “dimenticato in un cassetto”.
  2. Il controllo dei costi relativi alle utenze richiede settimane di lavoro, rendendo difficile la garanzia del pagamento puntuale.
  3. I prodotti Open Source spesso sono considerati poco affidabili per mancanza di assistenza diretta e per l’inaccessibilità della Community FE.
  4. Lo standard documentale ufficialmente riconosciuto in Europa è UBL.

Ideazione

Abbiamo ideato un innovativo modello organizzativo e tecnologico che vede le Pubbliche Amministrazioni e gli Enti Pubblici nazionali collaborare insieme per individuare esigenze funzionali comuni e suddividere i costi di sviluppo.

  1. Workshop di co-progettazione con i membri della Community FE.
  2. Definizione di un’architettura basata su SOA (Services Oriented Architecture) per garantire all’infrastruttura un’alta flessibilità e modularità, manutenibilità ed integrabilità con i sistemi informatici già esistenti nell’ambito delle diverse PA.
  3. Definizione di workflow di processo basati su best practice condivise all’interno della Community FE.

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Sviluppo

Abbiamo utilizzato un approccio Lean-Agile al fine di supportare le PA aderenti alla Community FE in frequenti release di un prodotto Open Source modulare e integrabile con i più diffusi sistemi informativi in uso nelle PA.
Le PA che -coordinate da Epoca- hanno aderito alla Community FE, hanno partecipato attivamente al progetto implementando direttamente moduli software di FE – Fatturazione Elettronica.
Principali funzionalità disponibili:

  • acquisizione di fatture da molteplici canali di comunicazione (mediante molteplici formati di definizione dati);
  • verifica di coerenza sintattica e semantica delle fatture;
  • gestione del processo autorizzatorio;
  • integrazione con sistemi di conservazione e con alcuni sistemi contabili in uso nelle PA.

Abbiamo inoltre fornito supporto all’implementazione di moduli core di prodotto e/o personalizzazioni mission critical per le Pubbliche Amministrazioni che ne facessero richiesta.
Abbiamo organizzato numerosi eventi in collaborazione con la Community FE, al fine di presentare pubblicamente il modello Open Source di FE per la dematerializzazione dei processi nella Pubblica Amministrazione e le potenzialità dei progetti di rete.

Risultati

Nel 2011 Epoca – in quanto ideatrice, sponsor e capofila di FE – Fatturazione Elettronica per il supporto alla dematerializzazione dell’intero Ciclo Passivo nelle Pubbliche Amministrazioni – ha vinto il primo premio “Meno Carta Più Valore”, promosso da FORUM PA con il Patrocinio del Ministero per la Pubblica Amministrazione e l’Innovazione, premiato a Roma dall’allora ministro Brunetta.
L’esperienza di FE-Fatturazione Elettronica ha fatto da apripista alla collaborazione con l’Agenzia per lo sviluppo dei mercati telematici della Regione Emilia-Romagna (Intercent-ER) che ha portato alla realizzazione del primo Access Point PEPPOL pubblico.

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