Telepost – snellire la gestione della corrispondenza

Challenge

Ripensare il servizio di gestione documentale e di spedizioni in aziende caratterizzate da numerose sedi territoriali, riorganizzando i processi al fine di individuare spazi di ottimizzazione economica aumentando il livello di qualità del servizio.

  • Ridurre i costi di erogazione del servizio e innalzare la qualità percepita.
  • Migliorare le operazioni di controllo trasversale delle attività svolte internamente e affidate ai fornitori.

 

Analisi

Cosa genera i volumi?

Abbiamo indagato la struttura, i processi e le reali esigenze degli utenti legate al contesto posta/logistica/comunicazioni di Telepost e di alcuni suoi Clienti. Abbiamo esplorato le nuove tecnologie applicabili al contesto.

  1. L’attività di gestione della posta molto spesso non satura gli addetti e allo stesso tempo genera costi legati all’esternalizzazione di alcune attività.
  2. I dipendenti interrompono costantemente la sequenza delle procedure a causa di interferenze esterne ed interne, svolgendo più attività rispetto a quelle percepite e previste dal mansionario.
  3. Alcune funzioni aziendali potrebbero essere ottimizzate delegando al servizio posta attività non core.
  4. Lo spazio interno non supporta lo svolgimento efficace ed efficiente del lavoro.

Ideazione

Come organizzare l’entropia? 

Abbiamo ideato soluzioni alternative, utilizzando alcuni strumenti per la prototipazione.

  1. System map: per creare sinergie tra i diversi attori (addetti ufficio posta, altre funzioni aziendali e fornitori)
  2. Storyboard, processi e procedure per mappare le attività e visualizzare le sequenze e il workflow di coordinamento
  3. Mappe di riorganizzazione dello spazio per rivisitare le postazioni in funzione delle procedure
  4. Modelli di simulazione del modello dei costi per testare la sostenibilità economica della soluzione.

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Sviluppo 

Quale soluzione? 

Abbiamo utilizzato il metodo lean per implementare e testare prototipi incrementali fino alla soluzione in grado di soddisfare i bisogni di Telepost e dei suoi Clienti.

  1. Sviluppo incrementale delle applicazioni tecnologiche a supporto del prototipo fino alla definizione delle specifiche tecniche (UX/UI, architettura software).
  2. Definizione delle procedure operative per gli addetti (lista puntuale delle modifiche dell’operatività e nuove regole di smistamento) e test in loco dei prototipi con gli utenti.
  3. Supporto al cambiamento con attività di condivisione interna.

 

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Risultati

  1. Risparmio di circa il 25% dei costi annuali di gestione della corrispondenza.
  2. Centralizzazione della gestione della corrispondenza e maggior controllo degli attori interni ed esterni
  3. Razionalizzazione delle risorse interne e delle attività affidate a fornitori esterni
  4. Implementazione di un sistema di tracciatura e monitoraggio della corrispondenza